COMO RESERVAR UMA SALA DE REUNIÕES E AUDITÓRIOS

Agora seu agendamento é feito no painel https://controller.vipoffice.com.br/painel/  e você pode acessar de onde quiser e a qualquer hora, seja do celular, computador ou tablet.

Nosso compromisso é com a sua experiência, por isso, agora você tem todos os dados para controlar suas reservas.

Selecione:

• Agendar reunião
• Contratar auditório

Insira os dados de sua reserva nos campos abaixo e clique em “Consultar salas”.

Selecione a sala de preferência com fotos e descrição e clique em “Agendar reunião”.

*Caso não tenha sala disponível o campo “Sala reunião” te informará e irá lhe sugerir outras opções de salas e horários.

Abaixo estará seu histórico de reuniões agendadas.

No caso de auditório o valor da reserva será cobrado junto as locações adicionais no mês seguinte.

Em caso de dúvida, entre em contato com e-mail: [email protected] ou ramal: 7005

–

CONSUMO DE CRÉDITOS EM SALA DE REUNIÕES

Visando melhorias em nossa qualidade de serviço, a partir do dia 01/04/2020 realizaremos uma nova configuração de contagem das horas de utilização de salas de reuniões.

Cada posição contratada com créditos mensais a serem utilizados em salas de reuniões de qualquer unidade da VIP OFFICE.

O consumo de créditos será calculado da seguinte forma:

• Salas de 3 a 4 lugares – consomem 1 crédito a cada 30min
• Salas de 5 a 9 lugares – consomem 2 créditos a cada 30min
• Salas de 10 ou mais lugares– consomem 3 créditos a cada 30min

VALORES: 

• Créditos adicionais: R$ 26,25/cada.

Em sua intranet você terá detalhado a quantidade de créditos e horas utilizados por seus colaboradores.

Os créditos não são cumulativos.

Em caso de dúvida, entre em contato com e-mail: [email protected] ou ramal: 7005

–

CONSUMO DE SALA DE REUNIÕES

É possível acompanhar todo o consumo adicional, ligações telefônicas, impressões e salas de reuniões na intranet do gestor vipoffice.com.br/cliente com seu login e senha .

Selecione “Consumo de adicionais”, seja ligações telefônicas, impressões e reuniões,  escolha o mês em questão e tenha informação do total consumido e o consumo por usuário.

–

REGRA SALAS DE REUNIÕES

Regras foram criadas para evitar transtornos aos clientes, por favor respeite as regras e principalmente aos demais usuários.

As salas reuniões são de uso única e exclusivamente para reuniões de clientes residentes e avulsos, não sendo permitido a utilização como estação de trabalho.

Comunique a chegada dos seus convidados através do sistema de visitantes, caso seja um cliente avulso, favor enviar as informações do seu evento à nossa recepção através do e-mail da unidade ou eventos:

• Horário de chegada:
• Horário de encerramento:
• Número de pessoas:

Lista de convidados, nome completo e CPF do convidado, deixando já autorizado na recepção e simplificando o acesso ao evento.

A reunião precisa ter início nos primeiros 15 minutos da reserva, as salas que não tiverem a reunião iniciada nesse período terão a reserva cancelada, sem necessidade aviso prévio.

O cliente que continuamente reservar e não a utilizar ou utilizar de forma indevida, perdera o acesso nas agendas de salas de reuniões.

Quando sua reunião terminar antes do horário da reserva, comunique a recepção da sua unidade para liberar a agenda e possibilitar que outros clientes consigam utilizá-la.

Caso sua reunião exceda ou ultrapasse o período da reserva, deve-se alterar o horário da reserva para evitar que outras pessoas não agende o mesmo horário.

Em algumas situações, caso sua reunião exceda ou ultrapasse o período da reserva e exista outra reserva na sala, você deve deixar a sala no horário do seu agendamento e dar lugar ao cliente que reservou a sala.

Tempo máximo permitido de utilização por agendamento é de 4 horas.

O tempo máximo de espera para o visitante na recepção e lounge é de 15 minutos.

É proibido a locação de sala de reunião para processos seletivos.

Não é permitido retirar cadeiras de outras salas de reuniões ou da mesa de apoio do andar, sujeito a multa por uso indevido da mesma.

É proibido o consumo de qualquer tipo de alimento dentro das salas de reuniões, exceto nas salas que possuem espaço para Coffe Break:

• sala 108 – Unidade Paulista ;
• sala 16 (Unidade Paulista 2;
• sala 5 e 6 – Unidade Paulista 3;

Deve ser respeitada a capacidade de lugares de cada sala, exemplo: se a sala possui 04 cadeiras não pode haver 05 pessoas.

Cuide sempre dos seus pertences, não deixe seus pertences em cima de mesas, cadeiras, pias ou em qualquer outro lugar.

Nossa equipe sempre está uniformizada para facilitar a identificação, estamos sempre à disposição na recepção.

Clientes que não respeitarem as regras, não terão mais acesso ao sistema de agendamento de reservas, caso seja cliente avulso, não será mais possível reservar salas de reuniões ou eventos.

–

COMO RESERVAR UM AUDITÓRIO

Agora seu agendamento é feito no painel vipoffice.com.br/cliente e você pode acessar de onde quiser e a qualquer hora, seja do celular, computador ou tablet.

Nosso compromisso é com a sua experiência, por isso, agora você tem todos os dados para controlar suas reservas.

Insira os dados de sua reserva nos campos abaixo e clique em “Consultar salas”.

Selecione a sala de preferência e clique em “Contratar auditório”.

Abaixo estará seu histórico de auditório agendados.

Em caso de dúvida, entre em contato com e-mail: [email protected] ou ramal: 7005

–

REGRA SALAS DE AUDITÓRIOS

As salas são de uso livre podendo ser eventos, reuniões, palestras, apresentações e outros.

Favor enviar as informações do seu evento à nossa recepção:

• Horário de chegada:
• Horário de encerramento:
• Número de pessoas:

Lista de convidados, nome completo e RG do convidado, deixando já autorizado na recepção e simplificando o acesso ao evento, através do nosso sistema de visitantes.

Lista de staff ou equipe da organização, nome da empresa, nome completo e RG do profissional, deixando já autorizado na recepção e simplificando o acesso ao evento, através do nosso sistema de visitantes.

Identificação de convidados e staff com etiqueta ou pulseira VIP OFFICE.

O espaço para coffee break é de uso exclusivo dos auditórios e sua reserva é definida mediante reserva dos auditórios VIP OFFICE.

Mantenha o local organizado, evite fazer muito barulho.

Quando sua reunião terminar antes do horário da reserva, comunique a recepção da sua unidade para liberar a agenda e possibilitar que o ambiente possa ser limpo.

O tempo máximo de espera para o visitante na recepção e lounge é de 15 minutos.

É necessário comunicar a utilização do auditório para processos seletivos.

Não é permitido retirar cadeiras de outras salas de reuniões ou da mesa de apoio do andar, sujeito a multa por uso indevido da mesma.

Deve ser respeitada a capacidade de lugares de cada salas e coffee break, se a sala possui 30 lugares não pode haver 35 pessoas.

Cuide sempre dos seus pertences, não deixe seus pertences em cima de mesas, cadeiras, pias ou em qualquer outro lugar.

A equipe do evento precisa estar presente nos primeiros 30 minutos da reserva, as salas que não tiverem o evento iniciada nesse período terão a reserva cancelada, sem necessidade aviso prévio.

Nossa equipe sempre está uniformizada, estamos sempre à disposição na recepção.

–

HORÁRIO DE REUNIÕES CLIENTES VIRTUAIS E AVULSOS

Clientes avulsos

Salas de reuniões: Reservas disponíveis no horário comercial, sendo de segunda à sexta feira, das 8:00 horas até as 18:00 horas.

Auditórios: Reservas disponíveis no horário comercial, sendo de qualquer dia da semana, das 8:00 horas até as 22:00 horas.

Clientes virtuais

Salas de reuniões: Reservas disponíveis no horário comercial, sendo de segunda à sexta feira, das 8:00 horas até as 18:00 horas.

Auditórios: Reservas disponíveis no horário comercial, sendo de qualquer dia da semana, das 8:00 horas até as 22:00 horas.

–

HORÁRIO DE REUNIÕES CLIENTES RESIDENTES

clientes residentes só poderão reservar e realizar reuniões durante o horário de funcionamento da unidade, sendo de segunda à sábado das 8:00 horas até as 22:00 horas.

–

CANCELAMENTO DE SALA DE REUNIÕES E AUDITÓRIOS

As salas de reuniões podem ser canceladas com 24 horas de antecedência e auditórios com 5 dias de antecedência.

A reserva sendo cancelada com antecedência, o valor pago ficará como crédito para uma futura reserva. A validade para utilizar os créditos é de 02 meses após a data de cancelamento.

Caso a reserva não seja cancelada com  antecedência, sua reserva tirou a oportunidade de outra pessoa utilizar a sala, funciona como se fosse a reserva de um quarto de hotel. Desta forma, não haverá reembolso do crédito ou do valor pago.

–

UTILIZANDO A TV DA SALA DE REUNIÕES

Muitas de nossas televisões tem espelhamento de tela pelo Wi-Fi, acesse o menu da televisão para obter mais informações.

CABO HDMI: Ligar a TV no canal input correto (HDMI1), conecte o cabo HDMI da mesa em seu dispositivo.

Verificar se o notebook Windows ou Mac utilizado apresenta output para HDMI

–

VALOR DOS AUDITÓRIOS

Unidade Paulista

Alameda Santos, 1773 – Jardim Paulista, São Paulo – SP, 01419-100
Capacidade para 30 pessoas.

Unidade Paulista 2

Alameda Santos, 1165 – Jardim Paulista, São Paulo – SP, 01419-000
Capacidade para 30 e 60 pessoas.

*A salas de reuniões e auditórios devem ser pagos no ato da reserva.

**Salas de reuniões podem ser canceladas com 24 horas de antecedência e auditórios com 5 dias de antecedência.

–

TELEFONE SALA DE REUNIÃO

Recebendo ligações: Caso queira receber uma ligação na sala de reunião, basta informar o numero de telefone das salas de reuniões (11) 4081-1002 e o ramal da sala no qual você está.

Realizando ligações: Os telefones das salas de reuniões permitem ligações locais para telefone fixo, caso deseja ligar para um celular, DDD ou internacional a partir da sala de reunião, deve-se realizar a ligação de seu ramal e transferir a chamada para o ramal da sala de reunião que irá utilizar.

Abaixo segue a lista de ramais:

–

COFFEE BREAK

Necessário solicitar com 12 horas de antecedência, a através dos contatos abaixo:

Paulista 1: STERNA CAFÉ – Marcelo Tel: (11) 4508-7537 E-mail: [email protected]

Paulista 2: GEMMA CAFÉ – Rafael Tel: 11 967351248 E-mail: [email protected]

Paulista 3: BOURBON CAFÉ – Marcos Tel: 11 99402-5956 E-mail: [email protected]

Vila Olímpia: BOURBON CAFÉ – Guilherme Tel: (11) 95673-5107 E-mail: [email protected]